guide HAL

L’interface Hal-LAB vous permet :

- de déposer tous les types de documents produits comme les articles de revues, les articles de conférences et d’ateliers, les thèses, les cours, les rapports… avec un lien sur une archive ouverte internationale qui en augmente la visibilité et l'impact.
- de simplifier, par un acte unique de dépôt de vos travaux, les procédures d’évaluation, les comptes rendus d'activité et les réponses à des appels d'offres grâce à des outils de sélection et d'export de listes de publications
- d’utiliser un moteur de recherche avancée avec classification et recherche selon différents critères (auteur, date de publication, domaine scientifique, type de documents, organisme ou laboratoire)
- d’extraire automatiquement en ligne et en temps réel la production des auteurs, des laboratoires ou des établissements
- d’utiliser un système d'alerte et de veille personnalisable selon un profil que vous aurez défini

Les documents déposés ne sont soumis à aucune évaluation scientifique par les pairs mais doivent être d’un niveau suffisant pour être soumis à une revue scientifique.

Première connexion

Avant tout dépôt dans Hal, il est nécessaire de s'inscrire dans le serveur. Pour celà, cliquez sur le lien prévu à cet effet et créer votre compte utilisateur : complétez le formulaire avec un mot de passe de 8 caractères maximum

Références actuelles du LAB dans HAL en 2007:
- Sigle (information transférée à arXiv): LAB
- Intitulé: Laboratoire d'Astrophysique de bordeaux
- URL du laboratoire: http://www.obs.u-bordeaux1.fr/
- Institution(s): CNRS : UMR5804 - INSU
- Université: Université Sciences et Technologies - Bordeaux I
- Adresse postale: 2 Rue de l'Observatoire - BP 89 33270 FLOIRAC
- Pays du laboratoire: France

Puis cliquez sur "créer": votre compte est ainsi validé. Un courrier électronique est envoyé à l'adresse mail fournie, contenant votre identifiant, votre mot de passe et un lien URL. Cliquez dessus pour activer définitivement votre compte.

Déposer une publication

Il suffira de vous authentifier pour accéder à votre environnement personnalisé. Dans cet espace, vous déposez de nouveaux documents et accédez à la liste de ceux:

- pour lesquels des modifications vous ont été suggérées
- en attente de vérification
- que vous avez déposés et qui sont accessibles en ligne

Utilisez l'onglet "Déposer" pour un nouveau dépôt:

Trois types de dépôts :

- publications en texte intégral dont le fichier est téléchargé sur HAL: il sera transféré directement sur la base ArXiv (Astro-ph, Sissa…) sauf avis contraire du déposant (attention: il faut mettre un résumé en anglais, les mots-clés et tous les fichiers y compris ceux en TeX, LaTeX, figures, ppt, video). Il apparaîtra également dans les systèmes d'alerte automatique de HAL (abonnements). Pour les "documents anciens" (rétro-dépôt), il est nécessaire de spécifier la date de rédaction antérieure.
- d'une référence dont le texte intégral est déjà disponible dans un serveur distant (ArXiv, Tel, ou tout autre serveur validé par le CCSD): ne pas déposer de nouveau fichier dans ce cas ! L'insertion par un lien dans HAL permet de les faire apparaître comme s'ils y avaient été déposés directement
- d'une notice bibliographique (sans texte intégral) contenant les références de publication d'un article, livre publié... Il est préférable (mais pas obligatoire) de l'enrichir d'une adresse DOI

Plusieurs sortes de références bibliographiques:

- publications dans les revues à comité de lecture
- conférences invitées dans les congrès
- proceedings à comité de lecture
- publication dans les revues sans comité
- communication à des congrès, symposium
- séminaire, workshop
- chapitre dans les ouvrages
- livres et ouvrages
- brevets
- thèses, mémoire, HDR
- autres

Format de dépôt du texte intégral

Après avoir défini vos droits de déposer, vous pouvez verser dans HAL, selon l’éditeur, la ou les versions autorisées du document :

- Pre-print : article soumis pour évaluation => fichier auteur sans correction
- Post-print : article évalué, corrigé, accepté pour publication => fichier auteur sans mise en forme de l’éditeur, fichier scan de l’article édité, fichier PDF de l’éditeur

Lorsqu’il diffère de la version soumise à l’éditeur (contenu ou nombre de pages ou illustrations…), le texte de l’auteur qui précède le manuscrit transmis à l’éditeur ne répond pas aux critères du pre-print ni du post-print : vous pouvez le déposer dans HAL dans tous les cas.

Sachez que vous détenez toujours le droit de déposer une notice bibliographique dans HAL, complétée du numéro DOI du document, et de déposer le plein texte d’un document en mode caché.

Complément d'informations sur la saisie informatique

Les champs précédés d'une flèche sont obligatoires.
Il est possible d'ajouter/modifier/retirer un domaine.
Si le document est publié, il faut ajouter les références bibliographiques.
Le champ "type de publication" permet l'extraction automatique de listes de publications pour les rapports de charcheurs ou de laboratoires.
Tous les auteurs doivent être mentionnés dans des champs libres "ajouter une liste d'auteurs" et associés à leur/leurs laboratoire(s): il est possible de saisir individuellement les noms à l'aide du bouton "ajouter" ou par copier/coller depuis un document quelconque. Pour associer le laboratoire, il doit être recherché dans la liste pré-renseignée ".
le dépôt des fichiers source de l'auteur est encouragé, de préférence en PDF.

Pour chaque dépôt, le serveur envoie automatiquement un message au déposant pour confirmer la réception puis l'acceptation du document en notant l'identifiant et le mot de passe associé au dépôt. le déposant peut être le contributeur ou toute personne mandatée par ce dernier. Pour le contributeur, la liste des dépôts effectués et leur statut sont disponibles dans son espace.